Afin de mener à bien une réunion, il y a plusieurs critères à prendre en compte. En effet, certaines entreprises ne disposent pas de locaux adéquats pour pouvoir organiser une réunion. Conseils pratiques, planification, logistique pour faire le meilleur choix de disposition de salle pour votre évènement professionnel.
Les critères à prendre compte
1/ Le type de salle
Chaque réunion est différente et nécessite une salle adaptée. Il peut s’agir d’une réunion avec des collaborateurs ou bien avec des clients prestigieux. Dans ce cas une salle de plus haut standing sera nécessaire. Egalement d’une réunion de présentation, d’échange, d’information, etc. Alors la disposition de la salle, des tables et des chaises ne sera pas la même.
2/L’équipement
Toutes les salles de réunions n’offrent pas toujours les mêmes équipements. Selon le type de réunion, il est important de prévoir différents types de matériels:
- Matériel audio-vidéo: vidéo projecteurs, micros, écrans,
- Matériel de réunion: paperboard,
- … etc.
3/ Le nombre de participants
Il est nécessaire de prévoir une assez grande salle selon combien de personnes seront présentes à la réunion. Au contraire, si c’est une réunion en petit comité prévoir une salle plus intimiste, moins spacieuse.
4/ Le type de réunion
En fonction du type de réunion il faudra disposer les tables et les chaises d’une certaines manières: Salle en U, disposition formation, scolaire…etc. Selon si l’on souhaite faire une réunion de présentation, d’information, ou bien de brainstorming, etc.
5/ La localisation et l’accessibilité
Le lieu est-il accessible en transports en communs ? Le centre est-il situé en plein centre ville ou plutôt en périphérie ? Est-il proche de la cible recherchée ?
Il est important de prêter attention à l’environnement, si le centre d’affaire est au sein d’un quartier d’affaires, s’il y a des espaces verts ou culturels aux alentours, de la restauration…
6/ La restauration
En fonction du type et de la durée de la réunion il est important de prendre en compte si il sera nécessaire de prévoir un petit déjeuner, des pauses thés/café, surtout si votre centre d’affaires offre ce type de prestations complémentaires.
